Začít podnikat s někým blízkým může být jednodušší než rozjíždět všechno sám. Jeden umí obchod, druhý čísla. Jeden má nápady, druhý dotahuje detaily. Jenže právě tahle samozřejmá dělba rolí bývá zrádná. Dokud se daří, málokdo řeší, kdo o čem skutečně rozhoduje, komu patří jaký podíl práce a co se stane, když se názory začnou rozcházet.
Nestačí vědět, kdo dělá marketing a kdo řeší klienty
Na začátku si dvojice často rozdělí práci podle silných stránek. Problém nastane ve chvíli, kdy se pod jedním slovem skrývá pět různých činností. „Marketing“ může znamenat příspěvky na sociální sítě, placenou reklamu, správu webu, komunikaci s grafikem i vyhodnocování výsledků. A „klienti“ zase obchodní schůzky, nabídky, smlouvy, reklamace a urgování plateb.
Mnohem praktičtější je rozepsat si odpovědnost konkrétně. Není nutné hned vytvářet firemní manuál o padesáti stranách. Měli byste ale vědět, kdo má poslední slovo, když se něco zadrhne.
Pomoci může jednoduché rozdělení:
- kdo úkol skutečně vykonává,
- kdo ho kontroluje nebo schvaluje,
- kdo rozhodne při neshodě,
- kdo zastoupí druhého během nemoci nebo dovolené.
Poslední bod podnikatelé často přehlížejí. Když všechny přístupy k reklamním účtům zná pouze jeden člověk nebo jen jeden z dvojice komunikuje s účetní, může i týdenní výpadek způsobit docela slušný chaos.
Peníze nerozdělujte jen podle podílu ve firmě
Polovina firmy automaticky neznamená polovinu každé koruny, která na účet přijde. Jeden ze společníků může ve firmě pracovat padesát hodin týdně, zatímco druhý se zapojuje jen občas. Jeden vložil peníze, druhý přinesl kontakty, know-how nebo vybavení. Pokud tyhle rozdíly necháte bez pravidel, dříve nebo později získá někdo pocit, že jeden táhne víc než druhý.
Oddělte proto několik věcí, které se v malých firmách často slévají dohromady:
- vlastnický podíl,
- odměnu za práci,
- peníze vložené do podnikání,
- rozdělení zisku.
Můžete si předem určit například:
- zda si budete vyplácet pravidelnou odměnu a podle čeho se její výše změní,
- jak budete evidovat soukromé peníze vložené do firmy,
- jakou část zisku necháte ve firmě,
- od jaké částky už musí větší výdaj schválit oba.
Tato pravidla dokážou zabránit i poměrně absurdním sporům. Třeba tomu, že jeden považuje nový notebook za běžný pracovní náklad, zatímco druhý za zbytečný luxus.
Rozhodnutí, která nesnesou odklad
Na dlouhé debatě o nové podobě webu se zpravidla nic zásadního nestane. Horší jsou situace, kdy potřebujete rozhodnout ještě ten den. Odešel důležitý stroj, klient požaduje neplánovanou dodávku nebo se objeví možnost koupit materiál výrazně levněji, ale pouze při okamžité platbě.
Tehdy se ukáže, jestli máte rozdělené pravomoci, nebo pouze práci. Je rozdíl mezi tím, kdo objednává materiál, a tím, kdo může samostatně schválit nákup za 100 000 Kč.
Podobná pravidla se hodí také u financování. Pokud firma řeší například investici a jednou z možností je půjčka pro podnikatele, měli byste předem vědět, zda může závazek sjednat jeden z vás, nebo potřebujete společný souhlas. U peněz se totiž špatně spoléhá na větu „myslel jsem, že s tím budeš souhlasit“.
Sepište i věci, o kterých se mluví nepříjemně
Většina dvojic při startu probírá značku, ceny, klienty a plány na první rok. Málokdo řeší, co se stane, když jeden bude chtít skončit. Přitom právě to patří mezi nejdůležitější dohody.
Nemusí jít rovnou o konflikt. Jeden může dostat zajímavou pracovní nabídku, odstěhovat se nebo zjistit, že podnikání není pro něj. Situaci může změnit také dlouhodobá nemoc nebo rodinné okolnosti. Pokud firma stojí na dvou lidech, odchod jednoho zasáhne prakticky všechno.
Proto si určete alespoň základní pravidla pro tři scénáře:
- dobrovolný odchod,
- dlouhodobou neschopnost pracovat,
- spor, při kterém už společné fungování není možné.
Užitečné je předem popsat, jak se stanoví hodnota podílu, kdo má přednostní právo jej odkoupit a co se stane s rozpracovanými zakázkami.
Možná to při zakládání společného podnikání působí až příliš pesimisticky. Ve skutečnosti je však mnohem jednodušší domluvit se na těchto věcech v době, kdy spolu vycházíte dobře, než je řešit až ve chvíli, kdy se komunikace zadrhne.
Dávejte pozor na neviditelnou práci
Ve společném podnikání se snadno počítají věci, které jsou vidět. Počet schůzek, vyřízené objednávky, odpracované hodiny na zakázce. Vedle toho ale existuje práce, kterou téměř nikdo neeviduje. Kontrola faktur, řešení hesel, odpovídání dodavatelům, hlídání termínů, drobné opravy na webu nebo příprava podkladů pro účetní.
Často ji postupně převezme jeden člověk, protože je rychlejší „udělat to rovnou“. Po několika měsících pak může mít pocit, že vedle své části práce ještě drží pohromadě celý provoz. Druhý přitom nemusí tušit, kolik drobných úkolů se za běžným fungováním skrývá.
Jednou za čas si proto zkuste sepsat, co každý z vás ve skutečnosti během týdne řeší. Není nutné evidovat každou minutu. Spíš si ale všimnete činností, které nikdo vědomě nepřidělil, a přesto někomu zabírají několik hodin.
Dobrá dohoda počítá s tím, že se podnikání změní
Pravidla z prvního měsíce nemusí za dva roky fungovat. Firma přibere zaměstnance, některé činnosti předá externistům a původní role se promění. Člověk, který na začátku balil objednávky, může později vést obchod. Druhý zase zjistí, že už nechce řešit administrativu a raději se bude věnovat produktu.
Proto nemá smysl dělat z původního rozdělení práce nedotknutelné pravidlo. Mnohem lepší je domluvit si okamžiky, kdy rozdělení znovu otevřete. Třeba při výrazném růstu obratu, přijetí prvního zaměstnance nebo vstupu na nový trh.
Podnikání ve dvou může fungovat výborně právě proto, že každý přináší něco jiného. Rozdílnost ale pomáhá jen tehdy, když oba vědí, kde jejich odpovědnost začíná a kde končí. Čím méně věcí necháte na domněnkách, tím menší prostor později dostanou věty typu „já myslel, že to řešíš ty“ nebo „tohle jsme přece nikdy takhle nedomluvili“.
